Introduction
L’association Linux-Nantes est amenée à accomplir un grand nombre d’actions, de projets, d’initiatives très diverses. La gestion d’un tel foisonnement est complexe, et nécessite de définir quelques modes de gestion spécifiques à l’association. C’est le rôle du règlement intérieur.
L’association
La loi de 1901 définit l’association comme « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leur connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ».
Adhérer c’est permettre le développement des objectifs fixés dans les statuts. C’est l’association des membres à un projet. Cette association est libre et chacun est libre de la refuser.
Instances de l’association
Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est l’instance qui assure la gestion de l’association au cours de l’année. Sa mission, ses modalités de constitution et de réunion sont définies par les statuts de l’association. A titre de rappel, sa mission est la suivante :
Il définit la politique générale de l’association, il gère l’administratif, il répartit les budgets entre les différents projets et décide du lancement des nouveaux projets dans le cadre de l’association.
Responsabilité du CA
Le Conseil d’Administration étant chargé par les membres de la gestion de l’association, certaines actions sont interdites au nom de l’association sans qu’il ait donné son accord. Ces actions sont les suivantes :
Utilisation du sigle Linux-Nantes ;
Engagement de frais ;
Communication au nom de l’association ;
Utilisation des biens de l’association ;
Charte de fonctionnement du CA
Afin de fournir au CA un guide d’action, l’assemblée générale 2003 a adopté la charte de fonctionnement suivante :
Pas de prestation de service ou action en concurrence avec une entreprise.
Non électoral : l’association ne doit pas apparaître comme le soutien d’un parti ou d’un candidat.
Les actions de l’association sont réservées aux membres, les organisations autres étant soumises au statut de membre associé.
Toute action doit être soumise au vote du CA qui répond dans un délai court et connu d’avance.
Toute opération de financement est possible, le fonctionnement devant être assuré par les cotisations afin de préserver l’indépendance de l’association.
L’association ne fera pas d’action avec les organisations xénophobes ou visant à restreindre l’accès à l’information.
Bilans
Pour garantir au CA une sérénité d’action, l’Assemblée Générale annuelle doit voter deux bilans établis par des membres du CA :
Le bilan Financier. Présenté par le Trésorier, il récapitule les comptes de l’association. Le vote est un quitus donné à ce dernier, c’est à dire que les comptes présentés sont acceptés par l’association sans modifications. L’absence de quitus force le trésorier à réécrire les comptes (plus en détail) et à les présenter aux membres le plus rapidement possible. Une fois ces comptes rectificatifs présentés et acceptés, il doit démissionner.
Le Bilan Moral. Présenté par le Président au nom du CA, il récapitule les actions de l’association pour l’année écoulée, et présente les projets futurs et les orientations que le CA compte donner à l’association. Un vote négatif du bilan moral vaut démission du CA tout entier.
Démocratie Interne
Afin de permettre aux membres de prendre pleine connaissance des décisions prises lors des réunions du CA Restreint, les élus du CA ne peuvent refuser leur présence lors des réunions. De plus, ils doivent prévenir les membres des dates de réunion au moins une semaine à l’avance et ne prendre de décisions que sur des points purement administratifs ou techniques.
Le Conseil d’Administration Élargi
L’association réunit régulièrement des conseils d’administration élargis. Lors de ces réunions publiques, tous les membres de l’association présents disposent d’un droit de vote. La date et l’ordre du jour prévisionnel doivent en être communiqué au moins une semaine à l’avance.
Les CAE peuvent prendre toutes les décisions en rapport avec la vie de l’association, y compris les décisions d’ordre stratégique, sous réserve qu’elles ne soient pas contraires aux décisions de l’A.G. précédente. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents, la voix du Président étant prépondérante en cas d’égalité.
Hormis l’élection du bureau toutes les réunions de CA doivent être dans la mesure du possible des CA élargis.
le Bureau
Le bureau de l’association est composé du président, du secrétaire et du trésorier. Chacun de ces postes est pourvu par un vote à la majorité absolue du CA réuni en CA Restreint, dans les 8 jours suivant l’A.G. Les rôles sont précisés comme suit :
Le Président : Il représente l’association à l’extérieur et est son représentant légal. Il gère les conflits. Il a pouvoir de prend les décisions s’il y a urgence. En cas d’égalité de voix lors d’une réunion, sa voix est prépondérante.
Le Secrétaire : Il gère les comptes-rendus et les met en ligne. Il gère la partie « association » du site. Il assure tout le suivi administratif et reçoit le mail contact@linux-nantes.fr.eu.org.
Le Trésorier : Il gère les comptes en banque et la liste des adhérents. Il présente le bilan financier lors de l’AG.
Lorsque la décision à prendre rentre dans le cadre de ces mandats, le bureau peut prendre une décision d’urgence qui doit être avalisée au plus vite par un CA. Aucun de ces postes ne peut être occupé plus de trois ans de suite par la même personne.
En dehors de ces mandats, le bureau en tant que tel n’a aucun pouvoir de décision sans un vote du CA.
En cas de mésentente au sein du CA, un vote majoritaire de ce dernier ou d’un CAE peut révoquer l’un des membres ou la totalité du bureau. Si le CAE décide de révoquer plus d’un membre du bureau, cette décision provoque la convocation d’une assemblée générale exceptionnelle afin qu’elle valide ou infirme cette révocation. En attendant l’assemblée générale, le CA en place gère les affaires courantes.
Organisation Interne
Afin de faciliter ses différentes actions, l’association les organisent suivant les modalités suivantes :
Projets
L’association organise chacune de ses actions sous forme de projets. Une fois l’action décidée, le CAE désigne un chef de projet (sur la base du volontariat !), ou référent, qui sera chargé d’animer la réalisation.
Tous les membres peuvent participer à la réalisation du projet, les décisions au sein de celui-ci étant prises de manière collégiale, ou par vote majoritaire en cas de doute.
L’animateur du projet en fait le compte-rendu lors de l’assemblée générale ordinaire.
En cas de besoin, différents services peuvent être mis à la disposition du projet (mailing-list, espace web, accès CVS, etc.)
mandats
Différents mandats peuvent être confiés à des membres pour gérer des fonctions spécifiques au sein de l’association. Voici ceux qui ont d’ores et déjà été définis :
Le Webmaster : Il anime le site web, définit la politique éditoriale, gère et suit le développement du site. Il est obligatoirement membre du CA.
le TuxMaster : Il assure l’administration globale du serveur de Linux-Nantes (tux) et des listes de diffusion. Il conserve le mot de passe de root. Il est obligatoirement membre du CA.
le Responsable Communication : Il gère et coordonne la politique de communication de l’association. Il est obligatoirement membre du CA.
le Responsable des Projets : Il assure le suivi des différents projets, et rends compte à l’association de leur avancement lors des CA ou de l’AG. Il n’est pas nécessairement membre du CA.
le(s) correspondant(s) B17 : Il(s) font le lien entre l’association et le collectif Bellamy 17. Il assistent aux réunions du collectif et en rendent compte. Il(s) n’est (ne sont) pas nécessairement membre du CA.
les animateurs de projet : Ils ont la charge de l’avancée d’un projet, dont ils ont pris l’initiative ou qui leur a été confié par Linux-Nantes, et dont l’association leur a confié l’animation. Ils vérifient leur avancement, animent l’équipe et rédigent des comptes-rendus. De préférence, ils ne sont pas membres du CA.
Prises de décisions hors des CAE
En dehors des CAE, lorsque le besoin se fait sentir de prendre une décision, un vote est convié sur la liste membres. L’appel au vote doit laisser un délai d’au moins une semaine aux membres pour répondre.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des votes exprimés.
Si une décision exige un vote du CA (engagement de frais, ou utilisation du sigle Linux-Nantes par exemple), ou bien si elle présente un caractère d’urgence, le vote est conduit selon les mêmes dispositions sur la liste conseil, mais avec un délai maximal d’une semaine.
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